Fastighetsbolaget Gavlegårdarna ligger i framkant i sin bransch när det kommer till digitalisering och cybersäkerhet. När de upphandlade en ny it-lösning passade de på att uppdatera allt från patchkablar och switchar till ip-planer och brandväggsskydd. Efter en intensiv men smidig implementationsprocess – hur tycker bolaget att den vinnande leverantören lever upp till de högt ställda kraven i upphandlingen?
Hösten 2022 stod det klart att GlobalConnect, tillsammans med sin kommunikationsoperatör Open Universe, fick Gavlegårdarnas förtroende att leverera en helhetslösning för fastighetsbolagets teknik- och hyresgästnät. I det omfattande avtalet ingick inte bara installation, drift, underhåll, övervakning och support av nätverken, utan också ett toppmodernt brandväggsskydd mot cyberattacker.
Men att vinna en upphandling är en sak; att leverera en annan. I den här artikeln följer vi upp hur implementationen har gått, och hur Gavlegårdarna upplever samarbetet med sin nya it-leverantör.
Därför satsar Gavlegårdarna på PropTech
Vi börjar med att lära känna Gavlegårdarna lite närmare. De är inte bara ett av Sveriges största allmännyttiga fastighetsbolag, utan också ett av de mest uppkopplade. På lägenhetshusens digitala trapphustavlor uppdateras de boendes namn automatiskt när en ny person flyttar in, och sedan 2006 är alla nyproducerade fastigheter helt nyckelfria. Digitala passagesystem med taggar används för alla utrymmen, även till lägenhetsdörrarna.
Gavlegårdarna har också satsat stort på PropTech, alltså uppkopplad fastighetsteknik:
– Fjärrvärme, ventilation, aggregat, passagesystem och kameraövervakning i garagen går via nätet. Det ger snabbare data in, vilket blir viktigare och viktigare i framtiden, säger Anne-Marie Wijker Andersson, systemförvaltare på Gavlegårdarna.
PropTech innebär även stora besparingsmöjligheter genom energieffektivisering, förklarar Anne-Maries kollega Ulf Gustafsson, systemansvarig för fastighets-it:
– Vårt värmesystem bygger på att vi vet innetemperaturen i våra lägenheter. Vi har uppkopplade tempgivare i alla lägenheter för att hålla temperaturen på en lagom nivå, vilket sparar flera miljoner.
Brandvägg och kryptering säkrar upp tekniknätet
Ju fler kritiska funktioner som kopplas upp mot nätet, desto viktigare blir det att skydda verksamheten mot skadliga intrång. Därför valde Gavlegårdarna att skärpa kraven på cybersäkerhet i sin upphandling. Det brandväggsskydd som GlobalConnect levererar innebär att all teknikdata krypteras, vilket ännu inte är självklart i fastighetsbranschen, menar Ulf:
– Alla är inte medvetna om vilka risker som finns. Vi sticker ut i bostadssektorn som en av de första med en brandväggslösning som krypterar all trafik på all teknik genom hela nätet. Tillsammans med GlobalConnect har vi säkrat upp vid varje teknikswitch i varje hus.
– Så som läget i omvärlden ser ut känns det väldigt bra att ha gjort den här resan och tryggat upp tekniknätet, särskilt med tanke på hur mycket fastighetsteknik vi har, tillägger Anne-Marie.
Uppdaterad it-miljö för högre driftsäkerhet
Ett digitaliserat fastighetsbestånd ställer också höga krav på driftsäkerhet och tillgänglighet i nätverken:
– Du vill inte få en fördröjning på en minut när du ska öppna porten eller lägenhetsdörren mitt i natten. Det måste funka hela tiden, säger Ulf.
– Vi förvaltar också Välfärd Gävles omvårdnadslokaler och deras administrativa nät, med bland annat journalhantering. Den verksamheten är förstås också känslig mot avbrott, berättar Anne-Marie.
För att säkerställa en uppdaterad och välfungerande helhetslösning ingick en inventering, översyn och uppdatering av Gavlegårdarnas befintliga it-infrastruktur i bolagets avtal med GlobalConnect. Ett resultat av detta som Anne-Marie lyfter fram är att man fått mycket bättre koll på ip-planen och vilka ip-adresser som hör till respektive hus.
Översynen omfattade även den fysiska miljön:
– GlobalConnect har besökt omkring 800 teknikutrymmen och sett till att de är rena och fräscha. De har installerat nya teknikswitchar och bytt ut alla patchkablar. Att uppdatera åldrad teknik bidrar också till en högre driftsäkerhet. Vi har även fått batteribackup i alla huvudnoder så att de klarar ett strömbortfall utan att våra hyresgäster påverkas, berättar Ulf.
God planering gav en lyckad implementation
Det huvudsakliga skiftet till GlobalConnects lösning pågick i ungefär två och en halv månad.
– Det var en intensiv period, både för oss och GlobalConnect. Men överlag måste jag säga att implementationsprojektet gick väldigt bra, säger Anne-Marie, som lyfter fram god planering som en framgångsfaktor:
– Vi började förberedelserna ungefär ett halvår innan själva skiftet. Det är viktigt att förstå vad som kommer att ske och avsätta tillräckligt med tid för planering. Då går allting mycket smidigare sedan.
Oavsett hur väl man förbereder sig: med ett så omfattande projekt är det ofrånkomligt att verksamheten påverkas i någon grad. Ulf och Anne-Marie tycker dock att störningarna blev färre än förväntat.
– När man byter switchar blir det alltid någon driftstörning, men GlobalConnect är jätteduktiga på att informera under ärendets gång så att man vet vad som händer och att tekniker är på väg ut, säger Anne-Marie.
Den planerade nertiden blev inte heller särskilt omfattande:
– Det var någon halvdag när hyresgästerna inte kunde boka tvättstugan online, vilket vi informerade dem om i god tid, säger Ulf.
“GlobalConnect har verkligen tagit sig tid för oss“
Tätt samarbete mellan de båda parternas medarbetare är en annan viktig pusselbit för en lyckad implementation. Förutom Ulf och Anne-Marie bestod Gavlegårdarnas team av bolagets driftingenjör, liksom personal från kundcentrum och kommunikationsavdelningen. GlobalConnects arbetsgrupp var uppdelad i två, en för teknik- respektive hyresgästnätet, eftersom dessa båda delar drevs som parallella projekt. Under hela implementationsprocessen hade man gemensamma veckoavstämningar för att hålla koll på status och fånga upp eventuella frågor.
– Vi har också haft tät kontakt via Teams under arbetets gång. Där har GlobalConnects personal varit snabba på att svara, säger Anne-Marie.
– De har verkligen tagit sig tid för oss, fyller Ulf i.
Smidig övergång och full flexibilitet för hyresgästerna
Gavlegårdarnas samarbete med GlobalConnect innebär också att bostadsbolaget tar in Open Universe som ny kommunikationsoperatör. Genom Open Universes öppna fibernät kan Gavlegårdarnas hyresgäster välja fritt mellan olika leverantörer av bredbands- och tv-tjänster.
– För oss var det viktigt att övergången skulle bli smidig för hyresgästerna, och så blev det också. Ingen av dem behövde byta leverantör och vi har heller inte märkt av något större tryck på kundtjänst kring detta, säger Anne-Marie.
– Nya hyresgäster går enkelt in på Open Universe och väljer Gavlegårdarna och den internetleverantör de vill ha. Sedan uppger de sitt inflyttningsdatum och så börjar det rulla. Open Universe erbjuder bra support om det skulle vara något, men idag är de flesta vana vid att beställa själva, förklarar Ulf.
“Vi har gjort ett rejält lyft med GlobalConnect”
För att knyta ihop säcken – vad tycker Gavlegårdarna om samarbetet med sin nya it-partner?
– Vi ställde mycket högre krav i den här upphandlingen än vad vi gjort tidigare. GlobalConnect har levt upp till sitt löfte och dessutom gjort det till ett bra pris. Så vi är väldigt nöjda, säger Ulf.
– Vi har gjort ett rejält lyft med GlobalConnect, avslutar Anne-Marie.