Office Depot

"Det gick smidigare än väntat"

Office Depot bytte WAN i 48 butiker – samtidigt över en natt. Magnus Ramning, infrastructure analyst, regisserade en orkester med tekniker, butikspersonal och Youtube.

WAN-delen av Office Depots nätverk är en av de viktigaste
När du kapar livlinan och byter system i ett jätteföretag är du aldrig helt lugn. Magnus Ramning, infrastructure analyst på Office Depot, var det förstås inte heller. Men bra lagarbete, teknikkunnig butikspersonal och en smart Youtube-idé höll hans puls på en lagom nivå.

Men låt oss börja från början. Magnus Ramning ansvarar för Office Depots nätverk och servrar i Sverige. I fjol var han med och genomförde ett byte av WAN-leverantör till GlobalConnect för att samla alla system på ett ställe och få snabbare uppkoppling i butikerna. Och dessutom sänka företagets it-kostnader.

– Det gick väldigt bra, arbetet blev ganska komprimerat. Det fick gå lite fortare än vad vi hade tänkt oss. Vi sa upp avtalet med vår tidigare leverantör, sedan var hela bytet tvunget att ske väldigt snabbt. Där var GlobalConnect väldigt flexibla med att få ihop allting. Fastän fiber inte var draget till alla butiker kunde vi hålla igång dem med hjälp av mobiluppkopplingar medan vi fick allt på plats, säger Magnus Ramning.

WAN-delen av Office Depots nätverk är en av de viktigaste. Nätverket sträcker sig mellan de 48 svenska butikerna och datahallen i Linköping. Det är en förutsättning för att butikerna ska kunna kommunicera både internt och externt. I huvudkontorets källare har Office Depot ett MPLS-nät som leder trafik till och från de svenska butikerna, ut på internet samt till deras europeiska moderbolag. Det de bytte var alltså sättet på vilket butikerna kommunicerar med huvudkontoret.

– Alla butikers nät går in till vårt centrala system, våra routrar, varifrån de kommer åt alla andra resurser.

Om Office Depot

Office Depot finns i 59 länder och är en av världens ledande leverantörer av kontorsmaterial. Av de 49 000 anställda finns cirka 350 i Sverige.

Butikspersonalen installerade själva med hjälp av Youtube

Magnus Ramning planerade först själva bytet tillsammans med Office Depots tekniker i den europeiska datahallen i Telford, England, och GlobalConnects tekniker. Sedan genomfördes det praktiska arbetet under en natt. Butikspersonalen installerade nämligen själva med hjälp av instruktionsfilmer som Ramning hade laddat upp på Youtube.

– Jag kunde inte åka ut till alla butiker så de fick själva göra några förändringar. Processen startade på kvällen. Vi var tvungna att se till så att cacher svarade, telefoner fungerade och kortläsarna hade kontakt. Det här var någonting vi jobbade oss fram till med både GlobalConnect och våra brittiska tekniker. Det var verkligen ett lagarbete.

Men alla lag behöver en kapten. Under arbetet med att få Office Depots nya WAN-nätverk på plats var det Ramning som fick axla den manteln.
– I och med att våra nät hanteras av ett team i Storbritannien behövde jag koordinera de olika insatserna och se till att alla inblandade talade samma språk. Vi fick inte missa någonting.

Under bytet behövde han bland annat hitta andra vägar för kommunikationen. Office Depot använder Gmail som mejlssystem:
– Det blev något fel där som gjorde att det inte fungerade. Samma sak med kortläsarna ute i butik, de fick inte kontakt med våra servrar. De cachar information lokalt så man märker det inte direkt när de går offline. Det gick inte bara att backa bandet, vi var tvungna att plocka bort massor av routingtabeller från vår tidigare leverantör.

Ramning och hans tekniker använde sig först av två testbutiker för att se till att leverantörsbytet skulle fungera smidigt:
– Men där tog det stopp först. Vi kom inte åt mejlen i första läget. Då visste vi inte hur länge vår tidigare leverantörs inställningar störde ut den nya. Vi fick stänga av butikernas utrustning och plocka bort deras routing. När man gör det vet man inte hundraprocentigt att den nya lösningen kommer att fungera, men man måste ändå kapa ”livlinan” för att få reda på det. Nu fungerade den nya lösningen perfekt till sist, men jag var lite spänd där ett tag.

VPN-tjänsten är en annan viktig del av Office Depots it-infrastruktur. Utan den skärs bland annat supporten av helt från verksamheten. Här lyfter Ramning fram vikten av att kunna samarbeta över organisationsgränserna:
– Vi behövde upprätta en ny brandvägg hos GlobalConnect mot vilken våra leverantörer och användare kunde koppla upp sig. Det här var, milt uttryckt, kritiskt. Fick vi inte upp vår VPN direkt skulle det innebära att de som supportar vårt affärssystem, vår webb och vårt externa kundcenter inte kommer åt våra system. Det skulle kunna leda till en total katastrof.

– Jag hade kontakt en tekniker hos GlobalConnect under den här processen. Han hjälpte mig att kontakta teknikerna ute hos leverantörerna så att vi kunde få det att rulla på en gång.

Sedan i våras, efter att ha genomfört ytterligare förändringar som att peka om domäner och byta ut IP-adresser, är migrationen av Office Depots IT-miljö helt klar. Fördelarna med att ha alla tjänster samlade hos en leverantör är flera. Magnus Ramning lyfter fram hur mycket enklare det blir att överblicka en hel it-infrastruktur när man samlat både WAN-nätverk, VPN och servrar på ett ställe – som de har gjort i GlobalConnect datahall i Linköping.
– Vår tidigare leverantör kunde inte leverera de hastigheter vi behövde på ett antal ställen i landet. Med GlobalConnect fick vi 10 megabit uppkoppling till samtliga butiker. Det gör rätt stor skillnad med tanke på att vi använder oss av IP-telefoni, där kan det bli problem om bandbredden är för dålig.

– Tidigare hade vi 2 megabituppkopplingar i de flesta butiker, någon på 0,5 megabit och ett fåtal på 10 megabit. Nu får vi den högre hastigheten standardiserad i alla butiker, berättar Magnus och fortsätter:
– Hastigheten är viktig för våra butiker. Det tillsammans med det faktum att vi har bättre koll på systemen var de avgörande faktorerna till att vi genomförde WAN-bytet. Nu är det inget snack om vad vi ska göra om någonting händer. Vi har fått en väldigt god överblick över våra system.