När du kapar livlinan och byter system i ett jätteföretag är du aldrig helt lugn. Magnus Ramning, infrastructure analyst på Office Depot, var såklart inte det heller. Men bra lagarbete, teknikkunnig butikspersonal och en smart Youtube-idé höll pulsen på en lagom nivå.
Det var Magnus Ramning, ansvarig för Office Depots nätverk och servrar i Sverige, som fick i uppdrag att hitta en ny leverantör som kunde erbjuda en WAN-tjänst som bättre matchade företagets behov. Målet var att samla alla system på ett ställe och få upp tempot på uppkopplingen i butikerna.
Valet föll på GlobalConnect som kunde leverera på alla punkter. Som en bonus kunde också Office Depots it-kostnader sänkas rejält.
– Själva bytet gick väldigt bra, arbetet blev ganska komprimerat. Vi sa upp avtalet med vår tidigare leverantör, sedan behövde allt ske väldigt snabbt. Där var GlobalConnect väldigt flexibla med att få ihop allting. Fastän fiber inte var draget till alla butiker kunde vi hålla igång dem med hjälp av mobiluppkopplingar medan vi fick allt på plats, säger Magnus Ramning.
WAN-delen av Office Depots nätverk är en av de viktigaste och nätverket sträcker sig mellan de 48 svenska butikerna och en datahall i Linköping. Det är en förutsättning för att butikerna ska kunna kommunicera både internt och externt.
Butikspersonalen installerade själva med hjälp av Youtube
Magnus Ramning planerade först själva bytet tillsammans med Office Depots tekniker i den europeiska datahallen i Telford, England, och GlobalConnects tekniker. Sen skedde allt över en natt. Butikspersonalen installerade nämligen själva med hjälp av instruktionsfilmer som Ramning hade laddat upp på Youtube.
– Jag kunde inte åka ut till alla butiker så de fick själva göra några förändringar. Processen startade på kvällen. Vi var tvungna att se till så att cacher svarade, telefoner fungerade och kortläsarna hade kontakt. Det här var någonting vi jobbade oss fram till med både GlobalConnect och våra brittiska tekniker. Det var verkligen ett lagarbete.
Sammansvetsat samarbete gav lyckat resultat
VPN-tjänsten är en annan viktig del av Office Depots it-infrastruktur. Utan den skärs bland annat supporten av helt från verksamheten. Här lyfter Ramning fram vikten av att kunna samarbeta över organisationsgränserna:
– Vi behövde upprätta en ny brandvägg hos GlobalConnect som våra leverantörer och användare kunde koppla upp sig mot. Det här var, milt uttryckt, kritiskt. Fick vi inte upp vår VPN direkt skulle det innebära att de som supportar vårt affärssystem, vår webb och vårt externa kundcenter inte kommer åt våra system. Det skulle kunna leda till en total katastrof.
– Jag hade kontakt en tekniker hos GlobalConnect under den här processen. Han hjälpte mig att kontakta teknikerna ute hos leverantörerna så att vi kunde få det att rulla på en gång.
Office Depot samlar alla it-tjänster hos GlobalConnect
Sedan i våras, efter att ha genomfört ytterligare förändringar som att peka om domäner och byta ut IP-adresser, är migrationen av Office Depots it-miljö helt klar. Fördelarna med att ha alla tjänster samlade hos en leverantör är flera. Magnus Ramning lyfter fram hur mycket enklare det blir att överblicka en hel it-infrastruktur när man samlat både WAN-nätverk, VPN och servrar på ett ställe – som de har gjort i GlobalConnect datacenter i Linköping.
– Hastigheten är viktig för våra butiker. Det tillsammans med det faktum att vi har bättre koll på systemen var de avgörande faktorerna till att vi genomförde leverantörsbytet. Nu är det inget snack om vad vi ska göra om någonting händer. Vi har fått en väldigt god överblick över våra system.
Insikter - Magnus Ramning, infrastructure analyst på Office Depot, ger sina tre tips inför ett byte av nätverksleverantör:
1. Tänk igenom alla scenarier
Fråga de som faktiskt jobbar med nätverket hur de gör. Vilka vägar tar de? Hur mycket belastar de nätet? Ta reda på alla fakta innan bytet.
2. Var tydlig mot alla parter i projektet
Om personal som inte är vana vid att jobba med nätverksbyten ska hjälpa till, gäller det att vara extra tydlig. Skriv ner hur de ska gå till väga och visa med bilder och video hur deras del i projektet ska utföras.
3. Överdriv inte onlinekravet
Det är ingen katastrof om en butiks uppkoppling ligger nere under själva migrationen. De kan jobba i offline-läge på många sätt. Det är givetvis inte optimalt men det är ingen katastrof. Det är nödvändigt att skilja på det som är viktigt och det som inte är lika viktigt.
Om kunden
Office Depot Svenska AB är ett av Sveriges största kontorsvaruföretag med försäljning via butiker, Internet och en rikstäckande säljkår.
Bolaget har totalt en omsättning på drygt 1 miljard SEK och cirka 350 medarbetare.
Kontakta oss
Vi på GlobalConnect har lång erfarenhet av att ta fram skräddarsydda lösningar för detaljhandeln. Berätta för oss om behoven i just ditt företag, så hjälper vi dig att koppla upp och ihop er verksamhet på det sätt som driver er affär bäst. Fyll i formuläret så kommer en av våra experter att höra av sig till dig inom kort. Har du frågor som privatkund? Klicka här för att komma till konsumentwebben.